Offline-Reiseantrag
1. Dienstreiseantrag runterladen - hier!
Den Link - siehe oben - als Datei auf dem Rechner speichern - anschließend erst öffnen!
Jeder Mitarbeiter muß vor Beginn der Dienstreise, nach Aufforderung durch den Disponenten, eigenverantwortlich einen Offine-Reiseantrag beim MDR stellen, ansonsten ist eine Abrechnung von Spesen, km oder zusätzlichen Kosten nicht möglich. Die Richtlinien dazu findet ihr im nachfolgenden Text.
2. Dienstreiseantrag ausfüllen
Das Offline-Antragsformular ist elektronisch auszufüllen und via dem im PDF-Formular verfügbaren Button an den MDR zu senden (Versand als PDF-Anlage einer E-Mail an reiseantrag@mdr.de)
Folgende Angaben sind erforderlich:
- Reisedatum
- Dienstreisebeginn und Dienstreiseende
- Ab- und Anreiseort: Tätigkeitsort oder Wohnung
- Reiseziel
- Reisegrund
- Kostenträger oder Kostenstelle
- Reisemittel: Dienstwagen, Bahn, Wegstreckenentschädigung, Mitfahrt
3. Bei Fragen die Hinweise in der Tabelle unten beachten
4. Abrechnung
1. Das Offline-Abrechnungsformular ist elektronisch auszufüllen und via dem im PDF-Formular verfügbaren Button an den MDR zu senden (Versand als PDF-Anlage einer E-Mail an reiseabrechnung@mdr.de)
Neu : Abrechnung km - bitte PDF mit genauem Routenverlauf mitsenden
2. Elektronische Belege und Belege zu einer Beleghöhe von 10 Euro, die selbst eingescannt wurden, sind als PDF-Anlage der Mail zuzufügen.
3. Originale Papierbelege sind zusammen mit dem ausgedruckten Scan-Deckblatt dem MDR zur Verfügung zu stellen.
4. Der Eingang des Offline-Abrechnungsformulars im MDR gilt als persönliche Bestätigung des Erstattungsanspruchs durch den Reisenden.
5. Sofern aufgrund fehlender oder fehlerhafter Daten in SAP keine Reiseabrechnung erzeugt werden kann, erhält der Antragsteller per E-Mail eine Ablehnung mit Auflistung der Fehlerursachen.
6. Sofern in SAP eine Reiseabrechnung erzeugt wurde, erhält der Reisende eine Eingangsbestätigung per E-Mail.
7. Das ausgefüllte Offline-Abrechnungsformular sowie alle mitgesandten PDF-Dateien stehen als Anlage zur Dienstreiseabrechnung zur Verfügung.
5. Hinweise
Sehr geehrte Damen und Herren,
sie sind in der IT-Anwendung ESS-Reisemanagement zur Nutzung der Assistenz-Funktion berechtigt.
In diesem dritten ESS-Reise Assistenz-Newsletter möchte ich Sie darüber informieren, welche Systemvoraussetzungen erfüllt sein müssen, damit das elektronische Offline-Formular zur Beantragung von Dienstreisen funktioniert. Zudem habe ich eine Anleitung für iMac/MacBook beigefügt.
Sollten freie Mitarbeiterinnen technische Probleme beim Ausfüllen des Offline-Formulars haben, bitte ich Sie, diesen die Systemvoraussetzungen bzw. die Anleitung für iMac/MacBook zuzusenden.
I. Betriebssystemspezifische Voraussetzungen für Nutzung Offline-Formular
Die für das elektronische Offline-Antragsformular verwendete Technologie wird derzeit wie folgt auf Endgeräten unterstützt:
1. Windows PC
· Voraussetzung: Adobe Reader mind. Version 9.1
2. Apple iMac oder MacBook (Mac OS)
· Voraussetzung: Aktuelle Adobe Reader DC Version
· Konfiguration, siehe MDR Anleitung Konfiguration MacOS für Offline-Reiseantrag
3. Windows 8.1 Tablet (nur intel-basiert)
· Voraussetzung: Adobe Reader XI im Desktop-Modus installiert (nicht Adobe Reader Touch)
4. Windows 10 Tablet (nur intel-basiert)
· Voraussetzung: Aktuelle Adobe Reader DC Version (nicht Adobe Reader Touch)
5. iPhone/iPad (iOS) sowie Android-Geräte
· Derzeit keine Unterstützung
II. Ergänzende Hinweise Offline-Verfahren
Ergänzend zu dem Assistenz-Newsletter 01 - Offline-Verfahren – möchte ich folgende Hinweise geben:
1. Die Antragstellerin/Reisende erhält sofort nach automatischer Verarbeitung (ca. 5 min nach Eingang der Mail):
· Im Erfolgsfall: Eine Bestätigung per Mail
· Im Fehlerfall: Eine Fehlermeldung per Mail
· Ausnahme 1: Wenn der Betreff der Mail manuell eingegeben und nicht automatisch via Button „Per E-Mail senden“ erzeugt wurde, erfolgt die Bestätigung/Fehlermeldung mit Zeitverzug, da die Mail dann manuell vorgeprüft werden muss.
· Ausnahme 2: Wenn die automatische Verarbeitung zu einem Systemabbruch führte, erfolgt die Bestätigung/Fehlermeldung mit Zeitverzug (aktuell 2% der Anträge).
2. Die Antragstellerin/Reisende kann den Antrag/die Abrechnung NICHT via Offline-Verfahren korrigieren oder zurückziehen.
3. Die Antragstellerin/Reisende erhält sofort nach Genehmigung des Antrags:
· eine E-Mail mit vorausgefülltem Abrechnungsformular inkl. Scan-Deckblatt an die Mailadresse, von der der Antrag gesendet wurde
4. Wenn der Offline-Antrag/die Offline-Abrechnung durch die Genehmigerin abgelehnt wurde:
· erhält Antragsteller/Reisende eine Information zur Ablehnung (an Mailadresse, von der der Antrag gesendet wurde), kann aber nichts ändern
· erhalten alle formalen Vorprüfassistenten der Kostenstelle eine Mail mit Bitte um Korrektur (ist kein formaler Vorprüfassistent gepflegt, erhalten alle sachlichen Vorprüfassistenten die Mail und wenn auch sachlicher Vorprüfassistent gepflegt, erhalten alle Assistenten der Kostenstelle die Mail)
5. Via Assistenz-Funktion (Mitarbeiterliste > Auswahl Reisende > Anträge bzw. Abrechnungen) kann erzeugt werden:
· Leerer Offline-Antrag mit hinterlegter PV-Nummer
· Vorerfasste Offline-Abrechnung ohne Scan-Deckblatt (Achtung: Die Reisende erhält Offline-Abrechnungsformular automatisch nach Genehmigung des Antrags)
III. Hinweise zur Vermeidung häufig auftretender Fehler
Damit die Antragsstellung/Abrechnung via Offline-Formular reibungslos klappt, sind folgende Hinweise zu beachten:
1. Verwenden Sie den Button „Per E-Mail senden“ innerhalb des Formulars.
2. Beachten Sie die Prüfhinweise/Warnungen, die vom Formular vor dem Absenden ausgegeben werden.
3. Prüfen Sie Ihre Angaben noch einmal vor dem Absenden.
4. Senden Sie bitte einen Antrag/eine Abrechnung je E-Mail. Mehrere Anträge/Abrechnungen in einer Mail können nicht verarbeitet werden.
5. Senden Sie bitte Reiseanträge an Reiseantrag@mdr.de und Reiseabrechnungen an Reiseabrechnung@mdr.de. Bei Anwendung des Buttons „Per E-Mail senden“ erfolgt dies automatisch.
6. Senden Sie bitte das Formular nur einmal ab.
7. Screenshots, per Hand ausgefüllte Formulare, alte Formulare (Antrag + Abrechnung in einem Formular), wieder eingescannte Formulare, Formulare ohne PV-Nummer oder ohne Kostenstelle/Kostenträger können nicht verarbeitet werden
Wir planen als Projektteam einen Leitfaden direkt für die Nutzer des Offline-Formulars bereitzustellen, der diesen mit zugesandt werden kann und der unter anderem die Systemvoraussetzungen sowie Hinweise zur Fehlervermeidung beinhaltet.
Mit freundlichen Grüßen
Martin Backhaus
Tel.: + 49.(0)341.300-7401
Fax: + 49.(0)341.300-29-7401
E-Mail: Martin.Backhaus@mdr.de
Der MDR im Internet: www.mdr.de
Bei technischen Fragen zur Dienstreise bzw. beim Auftreten nicht erklärbarer Fehler bitte eine Email an: 8888@mdr.de schreiben - bitte von permanenten Rückrufen bei uns absehen, wir können die Fragen leider auch nur bedingt beantworten.Für inhaltliche Fragen stehen wir euch weiter zur Verfügung.
Telefonische Informationen zum Thema Dienstreise gibt es unter der 0341/300 67 67.
6. Hilfestellungen
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1. Datum Dienstreisebeginn eintragen 2. geschätze Uhrzeit - Änderungen sind später noch möglich 3. Wohnung ODER 1. Tätigkeitsstätte ( MDR, wenn mit Dienstwagen gefahren wird ) als Abfahrtsort wählen 3.a) das gleiche fürs Ende 4. Reiseziel mit mit PLZ, Ort und Staße angeben 5. Reisegrund = Produktionsname 6. Anmerkungen ist die vorraussichtichliche Route, also mit Zwischenstopp um Mitarbeitereinzusammeln oder bekannte Umleitungen, da die Route nach dem ADAC Routenplaner berechnet wird |
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Kostenträger - Kostenstelle - Reisegrund (Produktionsname)
Diese Informationen findet ihr in eurem Account. Linke Seite - Produktion anklicken, Übersicht aller Produktionen öffnet sich. Mit einem Doppelklick auf den Namen der Produktion gehen, ein Fenster mit den zusätzlichen Informatonen öffnet sich. Vor dem Kostenträger muß ein Buchstabe stehen. Wenn dies nicht funktioniert, den Buchstaben weglassen und bei der Fehlermeldung auf "ignorieren" klicken. |
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Zusätzliche Informationen
1. Fahrzeugart - bitte an der Position ein Kreuz setzen, die ihr benutzt
2. Wegstreckenentschädigung/ erhöhte Wegstreckenentschädigung
erhöhte Wegstreckenentschädigung = 0,30 € pro km - gilt für privaten PKW, nach Absprache mit dem jeweiligen Disponenten und dem Einsatz als Fahrer für die Crew |
| Übernachtungen privat z.B. in Leipzig |
- auf dem Dienstreiseantrage bitte einen Haken bei Übenachtungspauschale setzten, normal würde es 20,00 € pro Nacht geben - diese Entscheidung ist ab vom Sachbearbeiter beim MDR abhänging - es ist eine "Kann-Entscheidung" - mein Vorschlag: erstmal beantragen, wenn es durch geht hab ihr Glück gehabt |
| Produktion in Leipzig - Berechnung der "km" |
- es wird immer die Strecke vom Sender Leipzig, Kantstraße zum Produktionsort berechnet und auch nur bezahlt, die Anreise vom Wohnort bis zum Sender trägt jeder selbst Bitte die km auch in unser System eintragen, das diese Listen als kontrolle an den MDR gehen. |
| Email versenden funktioniert nicht |
Der Button „Per E-Mail senden“ funktioniert nur, wenn Sie einen Standard E-Mail Client auf Ihrem Betriebssystem definiert haben. Wenn nicht, dann einfach den PDF-Antrag speichern und als Anlage per Mail an Reiseantrag@mdr.de senden.
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Für das Frühstück an jedem Tag einen Haken setzten, für die Aftershowparty einmal Abendessen anhaken. |
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Gesamte km Anzahl eingeben, erhöhte Wegsteckenentschädigung = 0,30 € pro gefahrenen km, Fahrzeugsart wählen |
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Spesenbeleg - wenn keine Belege eingereicht werden die Zeile löschen, ansonsten gibt es eine Fehlermeldung. |
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Achtung Fahrer - bitte die gefahrenen Route als PDF anhängen. |